A operação de coletas e entregas programadas para insumos agrícolas exige planejamento rigoroso, controle documental e processos padronizados. Este conteúdo traz os pontos operacionais que cooperativas e gestores de logística devem consolidar para reduzir risco operacional, garantir conformidade e cumprir janelas de entrega durante a safra.
O que são coletas e entregas programadas?
Coletas e entregas programadas são operações agendadas e consolidadas que envolvem a coleta de fornecedores e a entrega em pontos de revenda, depósitos ou propriedades rurais, com janelas horárias previamente acordadas e monitoramento contínuo.
Principais elementos do processo
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Planejamento: master schedule semanal, cut-off (24–48h) e agrupamento por cluster geográfico.
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Agendamento de janelas: definição de faixas (ex.: 08:00–12:00) e tolerâncias (ex.: ±2h).
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Pré-alert & confirmação: envio de pré-alert 12–24h antes com ETA e documentos.
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Roteirização: otimização por tipo de embalagem (sacaria, big-bag, paletizado) para reduzir manuseios.
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Acondicionamento: paletização, proteção contra umidade, segregação para evitar contaminação cruzada.
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Limpeza entre cargas: protocolo quando há troca de produto sensível.
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POD digital: prova de entrega com assinatura e foto, disponibilizada em até 24h.
Documentação e conformidade obrigatória
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Nota Fiscal (NF-e) e Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) conferidos antes da saída.
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MSDS/Ficha de Segurança para defensivos quando aplicável.
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Autorizações de acesso e instruções específicas do recebedor (cooperativa/armazenador).
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Treinamento e habilitação de motoristas para transporte de insumos sensíveis.
Checklist operacional essencial (usar na conferência antes da saída)
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NF-e e CT-e anexados e conferidos.
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Veículo e implemento confirmados conforme tipo de carga.
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Paletização e proteção contra umidade verificadas.
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Lacre aplicado quando exigido e número registrado.
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Pré-alert enviado ao ponto de entrega.
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Fotos do carregamento arquivadas (carregamento + lacre).
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POD digital assinado e enviado ao cliente.
KPIs e SLAs recomendados (para negociar com cooperativas)
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On-Time Delivery (OTD) por janela: meta ≥ 95%.
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POD digital entregue em até 24 horas: 100%.
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Taxa de avaria/contaminação: ≤ 1%.
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Tempo médio de carregamento: monitorar e reduzir com padronização.
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Fill rate para coletas programadas: ≥ 98%.
Riscos e contingência operacional
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Rotas alternativas e mapa de risco para bloqueios/greves.
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Frota reserva e transportadores homologados para picos.
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Estoque de segurança e janelas de reserva na safra.
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Fluxo de comunicação para avarias/recall com responsáveis e tratativa de custo.
Recomendações de integração e governança
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Integrar TMS/ERP via API ou EDI para automatizar pré-avisos, CT-e e PODs.
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Daily/weekly meetings operacionais entre embarcador e transportador para revisão de SLAs.
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Auditorias trimestrais e treinamentos contínuos para motoristas e equipes de pátio.